ENTREVISTA PROFUNDA

10 COSAS A CONSIDERAR PARA UNA ENTREVISTA PROFUNDA EFECTIVA.

Dirigido a todo Empresario(a) que va creciendo poco a poco y necesita reclutar de forma efectiva evitando la rotación de personal.

Herramientas para obtener información en el proceso de Selección y Reclutamiento, logrando ejecutar un plan de acción que nos proporcione una ejecución impecable, acompañada de tácticas posteriores que garanticen la veracidad de la información obtenida.

En una entrevista en profundidad, el entrevistador es el responsable de recopilar la información en forma veraz, fidedigna y oportuna. Es central su responsabilidad, buen desempeño y cooperación, en cuanto a acompañar y desarrollar óptimamente el trabajo de campo, dado que no siempre se dispone de “una segunda oportunidad” para profundizar o aclarar la información obtenida durante el primer encuentro.

La entrevista, se lleva adelante en función de una guía de pautas diseñada ad hoc. Dado que el abordaje cualitativo, se caracteriza por ser más flexible que el cuantitativo, cada entrevista podrá sufrir modificaciones, en función de la información recabada y el interés de profundizar determinados aspectos más que otros (aun cuando se utilice siempre la misma guía de pautas).

El entrevistador, es la persona encargada de llevar a cabo la entrevista; es decir, de aplicar las guías de pautas: plantear las preguntas, escuchar y registrar las respuestas de las personas entrevistadas. La finalidad del instructivo que se ofrece aquí, es colaborar con el entrevistador para aportar herramientas técnicas que faciliten su tarea.

Una entrevista, es una conversación que persigue un propósito. Dicho propósito depende del o de los temas que se investigan. En otras palabras, es la interacción entre entrevistador y entrevistado, en donde, el entrevistador realiza una serie de preguntas a la persona entrevistada con el fin de obtener información sobre aspectos específicos, en torno a un tema planteado con anterioridad. El desarrollo de una entrevista, requiere de mucha habilidad por parte del entrevistador, puesto que el objetivo, es lograr recopilar la información requerida en forma completa y objetiva, en un ambiente de mucho respeto, prudencia y cordialidad.

La figura del entrevistador, deberá ser acorde a los objetivos de la evaluación, es decir, se sugiere que el entrevistador, no resulte ser una figura intimidatoria para el entrevistado al momento de abordar determinados temas.

A continuación, se describen sintéticamente las pautas principales que el entrevistador debe tener en cuenta al momento de realizar cada entrevista.

Generalidades de las entrevistas.

Previamente a la entrevista, el entrevistador deberá tener presente:

  • Haber leído la guía de pautas varias veces antes del encuentro. A diferencia de la aplicación de un cuestionario, la guía de pautas es un instrumento de apoyo durante la entrevista. En ella se contemplan los temas y las preguntas para abordarlos, a modo de guía orientativa. Si el entrevistador, conoce en detalle los temas a profundizar, la guía le será sólo un “recordatorio a mano” durante la charla, sin necesidad de seguirla exhaustivamente.
  • Conocer las características que describen al entrevistado, por las cuales fue seleccionado para realizar la entrevista.
  • Tener presente el lugar y hora destinados para la entrevista.
  • Asegurarse de disponer de pilas en buen estado para la grabación.

La grabación de la entrevista.

Se recomienda grabar las entrevistas, para agilizar la dinámica durante el encuentro y disponer así, de un registro fiel del material recolectado. Deberán tomarse en cuenta todos los detalles, para que la grabación resulte audible. Haga una prueba con el grabador y verifique que posee un buen micrófono. Antes de cada entrevista verifique el estado de las baterías. Monitoree durante cada entrevista que el grabador esté funcionando correctamente y la grabación está siendo efectuada. De tener mal audio o no haber grabado, es difícil poder recuperar la información.

Se exponen algunas otras recomendaciones respecto a la grabación:

  •  Solicite en primer término al entrevistado un lugar poco expuesto a los ruidos de manera de garantizar un buen audio.
  •  Pruebe el dispositivo antes de la realización de cada entrevista: grabe su voz y reproduzca la grabación de prueba. Asegúrese que la velocidad del audio sea la óptima y que no esté en pausa. Lleve siempre pilas de repuesto o el dispositivo con su batería recargada.
  • Asegúrese que tanto su voz, como la voz del entrevistado sean alcanzadas por la grabación. Ante la duda, durante los primeros minutos de la conversación pida disculpas y pruebe si está grabando bien.
  • Guarde la información inmediatamente en la PC, de manera de reducir el riesgo de perder la entrevista.

La Entrevista.

INICIO.

I . Es recomendable que la entrevista comience con una breve presentación del entrevistador y una explicación sobre el propósito de la misma. Al entrevistado debe quedarle claro cuál es la finalidad de haber concertado esa entrevista en la que está participando.

II. Es importante que, en la instancia de presentación, queden explicitados la confidencialidad y el anonimato en el uso de la información recabada. El entrevistador debe aclarar que no se personalizará, ni asociará la información obtenida con el evaluado que la brindó, y que las opiniones serán analizadas en forma agregada, entre todos los entrevistados que participan. Se debe enfatizar, la importancia de disponer, durante el encuentro, de opiniones espontáneas del entrevistado, transmitiéndole que no se trata de valorar sus respuestas, si están bien o mal. No hay respuestas correctas, ni incorrectas a cada pregunta.

III. Se debe solicitar autorización para grabar, explicando que la finalidad de la grabación es para agilizar la toma del dato (a mano, demora más tiempo) y que los usos de la grabación serán sólo a los fines del análisis. En caso negativo, hay que volver sobre los argumentos del punto anterior, y de no ser posible, deberá tomar nota lo más fiel posible. De todas maneras, aun habiendo obtenido la autorización para grabar, se recomienda tomar algunas notas. En muchos casos, estas notas le facilitan al entrevistador sostener la charla y retomar determinadas ideas que hayan surgido durante la misma. Asimismo, deben registrarse actitudes, situaciones y detalles del contexto que complementen la información obtenida en la entrevista.

DURANTE.

IV. Desde el inicio de la entrevista, se recomienda generar un clima de intimidad y comodidad, que resulte favorable para que el entrevistado pueda expresarse libremente. Es sumamente importante que este clima de confianza se mantenga durante todo el encuentro, para que las opiniones vertidas por el entrevistado, sean tanto más espontáneas y completas. Es necesario que el entrevistador mantenga una actitud de interés durante todo el encuentro, esté compenetrado en la charla y en los emergentes que aparezcan. Adoptar una actitud crítica o de desinterés -tanto a nivel corporal, como gestual y verbal- inhibiría, de algún modo, al participante para expresarse abiertamente. En este sentido, el entrevistador siempre debe sostener el interés, aun cuando el entrevistado se explaye en demasía sobre algún tema, o incluso cuando sus expresiones no resulten acordes a la perspectiva del entrevistador. En función de lo expresado, se recomienda demostrar interés, cordialidad y respeto ante las opiniones del participante. El entrevistador jamás debe debatir con el entrevistado, ni cuestionar sus opiniones. El entrevistador debe mostrarse neutral, y no olvidar que cualquier indicio de disconformidad con las respuestas dadas, podría perturbar al entrevistado y dificultar que profundice sus ideas, que son todas válidas. Por medio de la entrevista, al igual que en los grupos focales, se indagan las razones que sustentan las opiniones del entrevistado, sobre los distintos temas indagados. Son las respuestas espontáneas y sinceras del participante, las que nutren de información valiosa a la evaluación. Por ello, no se debe “esclarecer” ni instruir -durante las entrevistas- a docentes, directivos, familias y/o funcionarios sobre ningún aspecto de los temas abordados. Toda opinión es válida y constituye un dato en sí misma.

V. El abordaje cualitativo se caracteriza por la posibilidad de profundizar. Esta profundización es la clave para obtener información que enriquezca a la investigación. Resulta fundamental que el entrevistador, no dé por obvios los conceptos planteados por el entrevistado. No se debe presuponer el significado o la representación de una idea o concepto, dado que el significado puede variar de una persona a otra. Para ello, es imprescindible repreguntar para profundizar y comprender a qué refiere el entrevistado con sus expresiones. En función de ello, es importante que el entrevistador repregunte, acudiendo a preguntas tales como: ¿Por qué opina así? ¿En qué sentido lo dice? ¿Podría darme un ejemplo de ello? ¿Por qué le parece muy importante esa acción? Es decir, aunque parezca obvia la respuesta, al repreguntar buscamos la comprensión, lo más precisa y ampliada posible, del concepto transmitido por el entrevistado. A modo de ejemplo se puede mencionar que la valoración de la incorporación de TIC en el ámbito escolar puede referir a distintos aspectos según los entrevistados sean docentes, familias, alumnos o gestores del programa. Por ejemplo, en todos los casos la valoración puede ser la misma (positiva), pero las razones diferir. Este nivel de diferenciación o sutileza es lo que se espera alcanzar: razones profundas, motivaciones, intenciones, emociones asociadas, percepciones, expectativas, entre otros.

VI. El entrevistador debe estar atento, a las preguntas previstas en la guía de pautas, pero sin descuidar lo que sucede durante la charla. Las preguntas de la guía de pautas, siguen un esquema que va desde las preguntas más abiertas y generales, a la búsqueda de datos más específicos. Lo que se debe buscar en primer término es la respuesta espontánea del entrevistado y luego, la profundización de la información. Es necesario tener en cuenta la posibilidad, de que cada respuesta pueda llevar a responder la/s pregunta/s subsiguiente/s. Ante esta situación, hay que chequear antes de finalizar que se hayan abordado todos los temas de cada punto, aún no habiéndolos preguntado, ya que pudieron haber sido tratados espontáneamente por el entrevistado. Durante una entrevista, no hace falta respetar el orden de las preguntas de la guía en forma estricta. Es conveniente, dejar fluir la conversación y controlar después que no haya quedado ningún tema sin abordar.

VII. La atención latente del entrevistador es clave para “seguir” la entrevista, según el tipo de entrevistado que tiene frente a él. En algunos casos, los entrevistados suelen ser de pocas palabras, y es allí donde el entrevistador deberá acudir – en especial – a las “repreguntas”, profundizando la entrevista, hasta obtener información útil que dé cuenta de las razones y/o percepciones que tiene el entrevistado acerca del tema de interés. Por el contrario, en otros casos el entrevistado, puede caracterizarse por su verborragia. En esos casos, el entrevistador no deberá perder de vista dos aspectos: el tiempo disponible para la entrevista y los temas principales a profundizar. Será indispensable su capacidad para acotar al entrevistado, focalizarlo y remitirlo al eje de interés, considerando la posibilidad de interrumpirlo de manera respetuosa y correcta para evitar que se incomode. La interrupción puede deberse, básicamente, a dos motivos: ya sea porque su relato requiere de mayores precisiones o porque el entrevistado se detiene en detalles o anécdotas personales que no aportan y exceden el propósito que se persigue.

CIERRE.

VIII. La entrevista se dará por concluida, cuando el entrevistador considere que ya se han abordado todos los temas previstos en la guía de pautas y que se ha profundizado lo suficiente al respecto.

IX. Es aconsejable, ofrecer al entrevistado un espacio de reflexión, e incluso la posibilidad de ampliar algún tema en particular, o bien de realizar algún comentario o sugerencia sobre las acciones evaluadas o sobre la evaluación en sí misma.

X. Agradezca el tiempo brindado y destaque la importancia de la opinión genuina aportada, que será de relevancia para el estudio correspondiente.

Posibles dificultades: resistencia a la grabación de las entrevistas.

Para que ello no suceda se deberá aclarar de manera anticipada, preferentemente cuando se acuerda la entrevista, que el encuentro será grabado. Si aun habiendo aceptado la propuesta, al momento de realizar la entrevista se ponen objeciones, vea de seguir los siguientes pasos:

  • Explique la importancia de dejar registrado lo que se dice. Insista con la idea de que no importa “quién lo dice”, importa “qué se dice” y “por qué”, desde el tipo de actor al que representa. Recalque que en ningún momento se identificará al evaluado, sino que su opinión se analizará junto con otras opiniones. Explique que, como esto es una conversación, sería imposible captar todo lo que va diciendo y escribir simultáneamente.
  • En lo que respecta a la confidencialidad de los testimonios, remarque que el material es sumamente confidencial en lo que respecta a la identidad individual y/o colectiva de los entrevistados. Se procederá, en todo caso, a identificar el tipo de actor de manera genérica, por ejemplo: “Directivo, Gerente, Coordinador, Supervisor, etc.”.
  • Si aún así no acepta, propóngale que, en todo caso, si cree que algún tema lo puede comprometer se puede interrumpir la grabación unos minutos y luego, retomar. También puede ofrecerle una copia de la grabación para que el entrevistado revise su contenido.

La idea es poder conocer las distintas facetas que tiene usted como persona y colaborador.

En este sentido, siéntase libre de compartir sus ideas en este espacio. Aquí no hay respuestas correctas o incorrectas, lo que importa es justamente su desenvolvimiento y manera de ser.

Cabe aclarar que la información es sólo para nuestro trabajo, sus respuestas serán estudiadas y en ningún momento se utilizará dicha información de forma negativa.

Para agilizar la toma de la información, resulta de mucha utilidad, grabar la conversación. Tomar notas a mano demora mucho tiempo y se pueden perder cuestiones importantes. ¿Existe algún inconveniente en que grabemos la conversación? El uso de la grabación es sólo a los fines de análisis.

¡Desde ya muchas gracias por su tiempo!

Requisitos para la grabación de las entrevistas.

La transcripción de la entrevista es textual. Se debe grabar la totalidad del audio y si aún, habiéndose tomado todas las precauciones para evitar una mala grabación existiera algún problema de sonido, se debe hacer todo el esfuerzo posible por registrar cada palabra. Es imprescindible que la grabación sea literal y no contenga elementos de interpretación de la información.

Las recomendaciones básicas para realizar una buena grabación de las entrevistas son las siguientes:

  • Antes de comenzar a transcribir el contenido de la entrevista, recuerde registrar todos los datos que describen las características del entrevistado por las cuales participó del estudio (rol y día de la entrevista).
  • Contextualice la entrevista comentando brevemente el antes, durante y después de la entrevista. En este espacio es importante que se informe sobre aquellas cuestiones que no quedaron registradas en la grabación, pero que son importantes para entender el marco en el que se gestó el encuentro, desde conflictos que se pudieron presentar hasta facilitadores en general.
  • Entrevistador y entrevistados deben estar bien diferenciados en la transcripción de la entrevista, con sus respectivos nombres, iniciales o roles, cada vez que intervienen en la charla.
  • Registre con puntos suspensivos, entre paréntesis (…), aquellas frases que quedan inconclusas o aquellos silencios que marcan pausas en la conversación. En los casos que el silencio sea extenso, aclare esta situación además de marcarlo, incluso mencione si hubo alguna causa que lo produjo.
  • Utilice el paréntesis para aclarar situaciones que van desde las típicas superposiciones o interrupciones, hasta emociones de los actores (actitudes, risas, fastidio). Cuando una entrevista es procesada y analizada por actores diferentes a los que estuvieron presentes, es indispensable el uso de las aclaraciones para diferenciar la palabra propia del entrevistado de los comentarios adicionales.

GUÍA DE PAUTAS: ENTREVISTAS EN PROFUNDIDAD

Datos personales

Se solicitan sus generales…

Recomendaciones Antes de iniciar la entrevista

  • Mantener la ética en todo momento, agradeciendo la asistencia.
  • Observar el lenguaje no verbal del candidato:
  • Sus gestos,
  • Sus posturas,
  • Sus estados de ánimo,
  • Sus emociones,
  • Sus silencios.

Etapas y Preguntas sugeridas:

ENFOQUE PERSONAL

  • ¿De dónde es?
  • ¿Cuál es tu hobby? ¿Practicas algún deporte? ¿Qué haces en tu tiempo libre?
  • ¿En tu infancia en que Colonia creciste? (Obtienes Estrato social y cultural)
  • ¿Con quién vives?
  • ¿Es usted casado (a)?
  • ¿Tiene hijos? ¿Cuántos?
  • ¿A qué se dedica?
  • ¿Podría comentarnos alguna anécdota de su niñez/juventud?
  • ¿Qué es lo que le preocupa actualmente?
  • ¿Qué la motiva día con día?
  • ¿Qué le gusta hacer en su tiempo libre?
  • ¿Recuerda alguna labor social que haya realizado?
  • ¿Cuáles considera son sus virtudes?
  • ¿Cuáles considera son sus defectos?
  • ¿Cuáles considera son sus habilidades? Soy muy buena para…
  • ¿Cómo te visualizas en 1 año? ¿Y en 3?

ENFOQUE PROFESIONAL

  • ¿Qué significa para ti el trabajo?
  • Háblame de una situación en la que no actuaste de forma adecuada. ¿Qué has aprendido de ella?
  • ¿Cuáles son tus puntos fuertes?
  • ¿Por qué elegiste tus estudios?
  • ¿En qué áreas crees que necesitarías reciclarte?
  • ¿Qué cursos has hecho últimamente?
  • ¿Cuál ha sido la tarea más aburrida que has tenido? ¿Cómo lo realizaste?
  • ¿Cómo te actualizas a nivel profesional? Cuéntame algo nuevo que hayas tenido que aprender recientemente.
  • ¿Por qué te marchaste de la empresa? / ¿Por qué te despidieron?
  • ¿Cómo conseguiste tu último empleo?
  • ¿Por qué se ha contentado a su edad con un salario tan bajo?

ENFOQUE TÉCNICO

  • ¿Cuáles crees que serían tus funciones si fueras contratado por nosotros?
  • Si le seleccionamos para esa posición, ¿qué acciones va a llevar a cabo durante la primera semana para mejorar?
  • ¿Cuáles son tus pretensiones económicas?
  • ¿Por qué quieres trabajar en esta empresa?
  • ¿Cuál es tu principal fuente de motivación? ¿Qué es lo que te motiva en un trabajo?
  • ¿Por qué debo contratarle a usted?
  • ¿Qué hace cuando una decisión debe ser tomada y no existe ningún procedimiento al respecto?
  • Cuénteme los problemas del día a día, propios de su puesto y qué hace para resolverlos.
  • ¿Cuánto tiempo extra ha trabajado recientemente? ¿Por qué?
  • ¿Cuánto tiempo tardaría en trabajar con eficacia en este nuevo puesto?
  • ¿Alguna vez tuvo que trabajar con alguien difícil de tratar? ¿Cómo resolvió este problema?
  • ¿Mentiría por su empresa?
  • ¿Qué haría si estuviera en desacuerdo con su superior?
  • ¿Qué tipo de decisiones le cuesta más tomar?

Ahora bien, para terminar…

¿Cómo se imagina usted dentro de nuestra organización?

… Muy Bien, le agradezco el tiempo que nos ha otorgado, nos mantendremos en contacto con usted, en el trayecto de la semana que entra para informarle del status de su proceso con nosotros… Cualquier duda, póngase en contacto con la Srita. o Sr. “X” y el(ella) me mantendrá informado.

Se le entregan los datos referidos y le damos las Gracias.

Con este recorrido detallado, espero poder aportado con gran valor en tu listado de herramientas que puedan servirte de forma precisa y práctica.

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