Para mantener tu empresa operando y en el mercado, primero que nada, hay que definir una o varias estrategias y si ya las tienes HAY QUE CONSIDERAR UNA MEJORA DE ESTRATEGIAS, confeccionar un plan y poner los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Pero antes de innovar hay que responder a la pregunta ¿está la empresa preparada para mantenerse y generar un crecimiento controlado o sostenido?
Lamentablemente la respuesta en muchos de los casos es que no, no está preparada.
Lo que ocurre es que la empresa que no está preparada tiene una serie de necesidades previas que cubrir, mejoras que plantear. Y cuando están en marcha estas cuestiones, puedes introducir la innovación como un elemento adicional de mejora, y es entonces cuando se pueden dedicar recursos y que se necesitan con el mismo nivel de importancia como la mejora de la gestión de la empresa.
Para ayudar a las empresas a que estén preparadas para manejar los desafíos a los que se enfrentan diariamente, se deben detectar las necesidades de mejora, para ello muestro una lista de acciones a utilizar para poder decir que estamos preparados para mejorar, estas son:
- Plan Estratégico: Análisis FODA (Plasmar tu Valor Agregado o conocer bien su Diferenciador) FODA Estratégico (Conocido también como Matriz Cruzada FODA)
- Actividades principales de la empresa (Analizando los Procedimientos y Registros)
- Puntos críticos, cuellos de botella
- La Relación entre colaboradores y empresa + Análisis de Proveedores = Formula Exacta del Plan de Ahorro.
- Cómo nos percibe el cliente
- Gestión y Ejecución o Forma de Operar de cada área de la Empresa
- Mediciones con Indicadores
- Usar bien el Marketing Off Line y On Line
- Vender productos/servicios pero como soluciones.
- Definición de un plan de mejora continua
Es una herramienta analítica que se aplica a los negocios y empresas a modo de diagnóstico, pero que podemos aplicar a nuestra vida en cualquier ámbito. Se trata de una herramienta para definir la estrategia de una empresa, tener claro el punto en el que nos encontramos y a dónde queremos llegar. Se plantea con 2 enfoques, por un lado la interna, analizando cómo nos encontramos nosotros, y por otra la externa, analizando cómo nos posicionamos con respecto al mercado y la competencia. Los elementos internos, propios, cuya respuesta depende de nosotros mismos son las Fortalezas y las Debilidades. Los elementos externos que dependen de nuestro entorno son las Amenazas y las Oportunidades. De forma que vamos a responder a las cuatro preguntas desde el punto de vista interno o externo a nuestra empresa dependiendo de cada concepto.
1.- Plan Estratégico
La Diferenciación es Super Importante, puesto que, te permite identificar: ¿En qué te diferencias de la competencia? ¿Por cuánto tiempo vas a poder mantener esa diferenciación? Busca siempre la diferenciación de tus productos o servicios, tanto con respecto a la competencia directa como de la competencia de productos o servicios sustitutivos de los que ofrece tu empresa.
La diferenciación puede tomar múltiples formas, desde el precio (no es algo que yo esté recomendando de manera indiscriminada), el valor del propio producto o servicio, o el valor añadido.
Hay una cosa segura, si no eres diferente tu destino es desaparecer, de eso no hay duda.
En la pequeña empresa es muy importante aplicar la Creatividad a todos sus procesos, pero de forma más simple y manteniendo la compatibilidad con el trabajo diario de cada uno, sin necesidad de una dedicación mayoritaria. Para ello, se pueden utilizar metodologías que faciliten la meta de crear o innovar, y si disponemos de un plan estructurado mucho mejor, porque nos permitirá enfocarnos en las áreas más provechosas del negocio, permitiendo cuantificar la dedicación necesaria de cada persona implicada y medir el retorno de la actividad, algo muy importante y que siempre se «olvida» o deja para el final cuando en realidad es el motivo por el que se lleva a cabo un Plan Estratégico: para obtener un impacto positivo en el negocio; pero si no lo medimos, no sabremos cómo es de importante este impacto y si estamos realizando la innovación de la forma adecuada.
2.- Actividades principales de la empresa
¿Te has parado a pensar cuáles son las actividades principales que desarrollas en tu empresa o negocio? Es una de las primeras cosas que hay que reflexionar cuando se ponen en marcha Nuevos Negocios, para saber a qué atenerse y cómo desarrollar cada una de las actividades necesarias. ¿Cuántos procedimientos de la empresa se encuentran únicamente en la cabeza de los responsables? Los procedimientos de trabajo, los procesos de una industria, deberían estar expresados por escrito por varios motivos:
- Se detectan lagunas sin cubrir.
- Se detectan puntos de mejora.
- Un cambio o ausencia de un responsable no implica una pérdida de conocimiento para la empresa.
- Permite tener resuelto el primer paso de cara a una certificación de calidad que aporte valor a nuestra empresa.
Desde el principio hasta el final, es bueno tener un listado de esas actividades principales de la empresa para poder desempeñarse siendo conscientes de los recursos que cada una de ellas necesita y cómo se llevan a cabo.
3.- Puntos críticos, cuellos de botella
Ahora que tienes la lista de todas las actividades principales, es más fácil que entre ellas detectes las que pueden suponer un cuello de botella, un punto crítico sin el que no se puede avanzar. Todas las actividades son necesarias para la empresa, pero alguna de ellas tiene puntos débiles o aspectos que la hacen crítica en cuanto al bloqueo total o parcial de la operación. Detectar estos puntos críticos nos ayudará a prevenirlos y tratarlos como se merecen para que la empresa no sufra sobresaltos inesperados.
4.- La Relación entre colaboradores y empresa + Análisis de Proveedores = Formula Exacta del Plan de Ahorro.
Relación entre colaboradores y empresa.
A mí me gusta hablar de colaboradores y no de empleados o trabajadores, por varios motivos. El primero porque una cosa es ser parte de una empresa como colaborador, y otra ser un «simple» empleado o trabajador que se va a casa al terminar su jornada. La diferencia está en la motivación profesional del colaborador.
Y por otro lado, nosotros como directivos o responsables de una empresa, no somos empleados pero somos colaboradores de la misma, y también estamos incluidos en este apartado, de hecho como directivos o responsables somos los primeros que debemos ser conscientes de cómo se relaciona la empresa con nosotros al igual que el resto del equipo.
Para empezar, deberíamos tener un plan de comunicación organizacional, para informar a todos los colaboradores los éxitos y las circunstancias más importantes de cada área de trabajo al resto de áreas de la empresa, aunque se trate de una empresa pequeña.
En segundo lugar, debemos asegurarnos de que existe un canal fluido y libre entre los colaboradores, los mandos intermedios y la dirección de la empresa con un doble objetivo: que por un lado el colaborador sea consciente de que se le tiene en cuenta y que puede aportar su experiencia y conocimientos de forma abierta para la mejora de estrategias.
+ Análisis de proveedores
Comúnmente no le damos la importancia a los proveedores. ¿Te has puesto a pensar que tu empresa se paralizaría si tus proveedores te fallan? Para ser consciente de ello, tienes que preguntarte hasta qué punto, un proveedor es un simple proveedor o es algo más importante, es bueno pensar en los proveedores como aliados para tu negocio. Cuando esta alianza no aporta valor estamos ante un «simple» proveedor. Cuando esta alianza aporta un gran valor a tu negocio (y así debería ser en la mayoría de los casos), el proveedor se convierte en una especie de socio o «partner», y como tal hay que tratarlo y cuidarlo, pues nuestra cadena de valor para los clientes comienza con nuestros proveedores.
= Plan de ahorro de costos
Como Estratega en la Optimización de Recursos entre ellos el Ahorro de Costos considero muy importante señalar que siempre se puede generar mínimo un 15% de ahorro por año, sabiendo medir el recurso otorgado a cada área, como se usa, en que se utiliza, establecer las causales mas frecuentes de merma, en que utilizar esa merma o venderla y obtener un recurso que no tiene la empresa, en fin, hay muchas formas que se pueden ejercer, para si generar el porcentaje antes fijado, lo cual nos llevaría considerar lo anterior como nuestro primer factor de competitividad, sin embargo reconozco que en muchos casos no se tiene el tiempo para hacerlo, por lo que es importante empezar a pensar en Contratar a alguien a un precio que pueda pagarse y hablar con transparencia para llegar a un cardo y resolver esta necesidad que llevaría ala empresa a un Crecimiento y sobre todo a mejores condiciones tanto para colaboradores como para dueños.
La forma de dar un primer paso a este desafío es pensar en ¿ Y cómo resuelvo mis cuellos de botella?, pero centrados en las actividades y tareas que suponen un mayor costo para nosotros y por tanto tener una reducción sin disminuir la calidad ni las prestaciones de nuestro producto o servicio, analizando y comparando Acciones Vs. Tiempos utilizados, buscando de manera práctica con creatividad y echándole “coco” al como poder hacerlo mas simple y con menor recurso.
Un plan de ahorro de costos debe ser evaluado como lo señalé con anterioridad con un Plan de Tiempos y Movimientos, y en caso contrario saber por qué, para ajustar los planes o buscar alternativas.
5.- Cómo nos percibe el cliente
Hay que preguntarnos ¿Somos un simple proveedor para él? ¿Aportamos al cliente un valor realmente o somos un simple proveedor del que puede prescindir?
Al igual que nuestros proveedores pueden (y deben) ser nuestros aliados, nosotros debemos perseguir ser un proveedor fuerte, de alto valor para nuestros clientes. Que sientan que si nos pierden también pierden ellos una parte de su fuerza.
Además, recuerda que fidelizar a un cliente siempre es más barato que conseguir uno nuevo, aunque eso es el siguiente apartado.
6.- Gestión y Ejecución o Forma de Operar de cada área de la Empresa
Hay que tener en cuenta si queremos aportar un trabajo de calidad en nuestra empresa o negocio. El área de producción o ejecución se suele llevar la mayor parte de nuestra atención y en muchas ocasiones «toda» la atención, con el peligro que eso supone de desatender otras necesidades fundamentales para que la empresa prospere.
Es una buena idea que los procedimientos mencionados anteriormente incluyan, pero no sólo, los procesos de producción o ejecución de servicios de la empresa. Además de una mejor gestión, nos permitirá detectar argumentos y servirá de soporte para el área.
Por otro lado, es un aspecto muy importante a tener en cuenta en los procesos, puesto que, de forma directa o indirecta, la creatividad siempre afecta a los procesos de producción o ejecución.
7.- Medición con Indicadores
Todo lo que llevamos trabajado hasta ahora hay que medirlo. Si no lo medimos, no sabremos si lo estamos haciendo bien o mal, y sobre todo si lo podemos hacer mejor. Toda la actividad de la empresa ha de ser medida para su evaluación interna, para conocer su rendimiento, productividad, eficiencia en el uso de recursos, etc.
De esta forma se podrán tomar decisiones estratégicas basadas en datos, realizar cambios buscando mejoras, y alegrarse de cuando el rendimiento del trabajo realizado sea excelente. Porque no se trata de mirarlo todo con un enfoque negativo, también hay que saber reconocer cuándo las cosas se están haciendo bien. Pero para eso hay que medirlo todo y de forma continua, porque lo que hoy funciona mañana puede dejar de hacerlo, pero nos daremos cuenta con anticipación para ajustarlo a las necesidades actuales.
Los trabajos de medición se suelen omitir porque se asocian a una carga de trabajo adicional y no productiva, pero eso quizás sea al principio, en lo que nos entrenamos y acostumbramos a hacerlo, dado que en primer lugar, si el que realiza las mediciones es la misma persona que realiza el trabajo, apenas le supondrá más esfuerzo realizar estas mediciones de los parámetros o indicadores de cómo se está llevando a cabo su actividad y no todos los días lo estará realizando, ahora que también se vale que te apoyen auxiliares que no te cuesten, como los practicantes.
En segundo lugar, la propia persona que hace la medición, detectará de forma rápida las situaciones de mal funcionamiento más llamativas y podrá corregirlas sobre la marcha o avisar para su revisión (revisión de procedimientos o estrategias), con el debido ahorro de costos, en la productividad y mejora en la estima del trabajo realizado.
Si aún no utilizas indicadores de actividad en tu empresa comienza por aplicar uno o dos por área de actividad y poco a poco cuando estén interiorizados en la mecánica del trabajo diario se pueden introducir nuevos indicadores para obtener la mejor información y tomar después las mejores decisiones al respecto.
8.- Usar bien el Marketing Off Line y On Line
Muchas empresas no tienen claro lo que se tiene que hacer en marketing, lo que demuestra que no es un área de actividad de la empresa que tengan en cuenta de forma integrada y con un presupuesto determinado previsto de antemano. Sin embargo, sí llevan a cabo actividades de marketing como son la impresión de folletos informativos o la asistencia a ferias y congresos para exponer sus productos y servicios, generan una inversión en Redes sociales y Medios Digitales, y los empiezan a medir contra los resultados que se obtienen y a veces ni los miden y lo ven como un gasto, y como no va a ser un gasto, si no se pusieron las pilas para usar las herramientas de medición correctas.
El marketing es la antesala de la actividad del área de ventas, y así como disponemos de esta actividad o si mejor nos va, ya contamos con esta área junto con recursos específicos, deberíamos incorporar el marketing como una actividad diferenciada con sus objetivos y presupuestos y sobre todo COMO UN MEDIO PARA OBTENER RESULTADOS SATISFACTORIOS, pero como vamos a tener esos RESULTADOS SATISFACTORIOS muchos clientes me hacen esa pregunta, a lo cual yo les contesto, tienes que hacer muchos intentos y esos intentos tienen que ser diferentes para poder visualizar diferentes resultados y entonces si elegir repetir los que mayor resultados te brindaron.
Es cierto que medir los resultados del marketing puede ser complicado, sobre todo fuera del mundo digital, pero al menos se pueden medir impactos y conversiones en «leads» que dan paso a la actividad comercial.
9.- Vender productos/servicios pero como soluciones
Luego viene ya la Venta como tal, y no siempre se tiene una adecuada gestión, porque se cuenta con un grupo más o menos estable de clientes o porque se recibe de forma natural (por posicionamiento de mercado, prescripción o cualquier otro motivo) una cierta cantidad de nuevos clientes.
Pero las cosas pueden cambiar, y no debemos dejar que la actividad comercial sea una actividad pasiva de recepción de clientes o de mantenimiento de los que ya tenemos. Hay muchos motivos para llevar a cabo una gestión activa:
- Nos permite captar nuevos clientes
- Aportación de valor continuo a los clientes existentes
- Fidelización de clientes
- Convertirnos en aliados de nuestros clientes
- Nos hacemos fuertes frente a la entrada de la competencia
Todo esto que puede estar sucediendo de manera natural o espontánea, se irá diluyendo y perdiendo fuerza con el tiempo si no lo cuidamos. En el medio plazo podemos estar moviéndonos por la inercia, y el día que se acaba porque cambian las condiciones de mercado, entran nuevos competidores, surgen productos o servicios sustitutivos, etc, entonces ya será tarde para reaccionar.
Sin embargo, te sugiero gestionar tu actividad comercial como una parte propia más de tu empresa. Si ya lo haces y tienes un equipo de agentes de Venta, probablemente estes en el momento exacto para utilizar una herramienta de gestión de clientes o CRM y que hoy en día, hay varias opciones, yo te recomiendo que pruebes y elijas el que mejor rendimiento te de a tus necesidades, con todo gusto te podemos asesorar conforme al giro que tengas, cual sería el apropiado a tu actividad.
Por otro lado, el éxito de la industria se ha visto de forma tradicional como el éxito de la venta de un producto homogéneo para muchos clientes. De esta forma podemos producir más barato y competir mejor en precio, que es la variable decisora más potente en un proceso de compra.
Pero las cosas cambian, y según qué sectores o según para qué clientes, el precio no es la única variable a tener en cuenta, y más allá de un producto o un servicio se requiere una solución. La diferencia puede ser la disponibilidad del producto; es decir, que el tiempo de respuesta ante un pedido sea «inmediato» la disponibilidad del producto o servicio es un factor de aportación de soluciones ante un cliente que puede tener necesidades recurrentes de respuesta rápida por las características de su negocio o porque su estrategia de costos le condiciona la forma de comprar, o porque nuestros clientes son ocasionales por las circunstancias y eso hace que la capacidad de respuesta rápida sea un valor añadido.
El tema de la disponibilidad es sólo un ejemplo para ilustrar que más que productos o servicios tenemos que centrarnos en transmitir que vendemos soluciones para las necesidades de nuestros clientes, y no siempre la solución (ese valor añadido) está en el propio producto o servicio sino en lo que lo rodea: la disponibilidad comentada, la forma de venta, la forma de entrega, la atención muy amable, el regalo que se obsequia, etc.
10.- Definición de un Plan de Mejora Continua
Los planes de mejora continua tienen que incluir acciones a medio y largo plazo, revisables cada cierto tiempo, con el objetivo de impulsar la mejora del trabajo en cada área de la empresa. Las metas de un plan de mejora deben ser pequeños hábitos que se van a acumulando en el tiempo para dar lugar a una mejora significativa.
Es igual de importante cumplir las pequeñas metas que se van marcando como entender los motivos por los que no se han cubierto las mejoras esperadas, porque se obtiene un aprendizaje muy valioso que, en sí, significa una mejora en la gestión de la empresa aplicando el conocimiento adquirido.
Ahora, un desarrollo adecuado de un Plan de Mejora Continua va ligado a la innovación y creatividad que le pongas al plan, ya que muchas micros y PYMES piensan que necesitan grandes cantidades de recursos para poder hacer algo así, y que no están a su alcance por diferentes motivos. Sin embargo, la realidad es diferente, porque en una pequeña empresa se innova con mayor facilidad que en una gran empresa, donde los procesos de innovación requieren de un equipo amplio de personas, un sistema de gestión complejo y una dedicación específica muy importante del equipo que participa en la innovación.
Para el plan necesitamos, a modo de resumen orientativo:
- Definición de objetivos. Incluye la motivación de la dirección de la empresa por las tareas.
- Sistema de gestión de ideas en la empresa. Incluye un plan interno de comunicación para todos los trabajadores de la empresa.
- Descripción del equipo que va a participar activamente en los procesos, por departamentos si los hay. Incluye tiempos de dedicación del equipo y por tanto un presupuesto de RH correspondiente a esta dedicación.
- Presupuesto del plan completo, no sólo por los RH sino también incluyendo todo aquello que sea necesario para llevar a cabo los procesos.
- Calendario de actividades: todas las relacionadas con la gestión, más las necesarias para la elaboración de los planes de acción. Este plan de acción a su vez se puede dividir en varias fases como prueba de concepto, pruebas comerciales y puesta en producción.
- Parametrización de las variables que se van a medir en cada fase del plan de acción para evaluar el proceso y que tenga sentido continuar con cada uno de los procesos abiertos.
- Medición de los resultados o retorno de la inversión realizada.
Pero antes de generar el Plan hay que plantear y dar gestión a las ideas, que permita mejoras en la empresa para disponer de un plan de acción.
Ideas nuevas sobre un producto o servicio, ideas sobre los procesos, metodologías de trabajo, formas de presentar los resultados (productos o servicios), pueden significar diferenciarse, hacer algo nuevo, destacar, ser más eficientes, más productivos, etc.
Quiero transmitir la oportunidad de estar abiertos a ideas nuevas sobre tu empresa o negocio, apertura también por parte de todos tus colaboradores, y por parte de sus responsables. Sin llegar a dedicar los recursos extraordinarios; en toda empresa se puede establecer un pequeño sistema de gestión de ideas para ser evaluadas y utilizarlas como elementos de mejora.
La gestión de ideas tan sólo necesita estructurar cada una de sus fases sin apenas dedicarle recursos. Estas fases son:
- Recolección de ideas: basta con un tablón, una página de internet donde dejar comentarios, un correo electrónico, etc.
- Ordenación de ideas: clasificación de las ideas por temática.
- Evaluación de ideas: opiniones a favor y en contra de las nuevas ideas.
- Valoración de ideas: los responsables de la empresa o negocio valoran la capacidad de ejecución de las ideas propuestas y mejor valoradas en el proceso de evaluación.
- Plan de ejecución de las nuevas ideas.
